Op 15 maart is het Digitale Clean Up Day – hét moment om je digitale administratie op te schonen en efficiënter te werken. Bij Next Adviseurs en Accountants geloven we dat een opgeruimde digitale omgeving bijdraagt aan een gestroomlijnde bedrijfsvoering en meer rust in je hoofd. Wil jij tijd en ruimte besparen in je administratie? Wij hebben een paar praktische tips voor je op een rij gezet!
Ruim je telefoon op en digitaliseer je administratie
Verzamel jij nog steeds bonnetjes in een la of een oude schoenendoos? Dat kan efficiënter! Digitaliseer je administratie en sla alles netjes op in je boekhoudprogramma.
- Apps die je niet gebruikt? Verwijderen!
- Bonnetjes? Maak een foto en upload ze direct naar je boekhoudsoftware.
- Papieren facturen? Laat ze inscannen en digitaal opslaan.
Zo houd je niet alleen je telefoon en laptop overzichtelijk, maar bespaar je ook flink wat tijd bij je boekhouding!
Creëer een vast boekhoudproces
Een administratie waarin facturen overal en nergens worden opgeslagen, zorgt voor onnodige chaos. De oplossing? Een vaste werkwijze hanteren!
- Bepaal een standaardmethode voor het verwerken van facturen
- Zorg voor een eenduidige structuur in je boekhouding
- Werk zoveel mogelijk digitaal om papierwerk te minimaliseren
Door op een gestructureerde manier te werken, bespaar je tijd én voorkom je dat facturen kwijtraken.
Verschoon je hard-drive en werk in de cloud
Administratiebestanden nemen vaak onnodig veel ruimte in beslag op je computer. Tijd om op te ruimen en over te stappen naar een boekhoudprogramma in de cloud. Bij Next Adviseurs en Accountants werken we met tools zoals Exact Online die niet alleen opslagruimte bespaart, maar ook zorgt voor een snelle en efficiënte administratie.
Extra tip: Zet oude en ongebruikte bestanden over naar een externe harde schijf of cloudopslag zoals Google Drive of OneDrive. Zo blijft je computer lekker snel!
Maak een aparte facturenmailbox
Facturen die verspreid in je inbox belanden, maken het moeilijk om het overzicht te bewaren. Een slimme oplossing? Een aparte mailbox voor facturen!
- Vraag je leveranciers om facturen digitaal aan te leveren
- Maak een speciaal e-mailadres aan, zoals facturen@jouwbedrijf.nl
- Werk vanuit één centrale plek voor een efficiënte verwerking
Op deze manier voorkom je een overvolle inbox en weet je altijd waar je belangrijke documenten kunt vinden.
Maak een frisse start!
Met deze slimme stappen bespaar je tijd, houd je je administratie overzichtelijk en werk je efficiënter. Digitaliseer je archief, richt je boekhouding strak in en maak ruimte voor groei!
Brandmerk Reclame